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發(fā)布者：珠海信盟科技發(fā)展有限公司長沙分公司

發(fā)布時間：2019-01-04

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常用工作流程介紹（印章、證照、差旅、快遞、文具及日用品管理流程）H5，H5頁面制作工具

文具
差旅
快遞
證照
印章
常用工作流程介紹
行政中心

Step1：用印需求人通過OA系統(tǒng)流程《XZGL007-用印申請流程》上傳用印資料電子檔，提交用印申請審批流程；

Step2：印章管理員收到OA用印申請流程，進(jìn)行審核用??；
用印使用要求：
? 內(nèi)部使用
原則上只能由印章保管人從已完成審批的OA系統(tǒng)中把所附用印資料打出來，根據(jù)郵件中所列用印要求進(jìn)行用?。üべY等保密資料除外），印章管理員對用印的地方進(jìn)行拍照/黑白復(fù)印留底
? 外帶使用
待審批后由印章管理員攜章一起和用章申請人外出辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，用印后需帶回用印資料復(fù)印件或清晰的照片交由印章保管人納入用印臺賬管理資料中。
如若印章保管人因客觀情況不能隨行監(jiān)督用印的，攜章外出人員應(yīng)在行政部填寫印章外帶責(zé)任書后并同時至少由2名人員陪同外出，用印后需帶回用印資料。
印章使用流程

Step3：用印后確認(rèn)
? 用印需求人員為本職場員工：由需求人員在《印章使用登記表》上簽字確認(rèn)。
? 用印需求人員為非本職場員工（僅限財務(wù)、采購、法務(wù)部同事，其他部門可以郵件形式委托同部門本職場同事代為辦理），由印章管理員把用印資料發(fā)郵件給需求人確認(rèn)，確認(rèn)后，由印章管理員在《印章使用登記表》上代需求人員簽字確認(rèn)（同時把用印確認(rèn)郵件電子存檔）。

Step4：行政部每月月底將臺賬匯總歸檔，并上傳至公盤。
印章使用流程

Step1：印章管理人員負(fù)責(zé)到相關(guān)機關(guān)備案并到指定地點刻制，各類印章的形體、規(guī)格、材質(zhì)、格式等應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定，并于各城市工商局備案；

Step2：新印章在行政部《印章保管登記表》留樣保存；

Step3：行政部下發(fā)新印章啟用通知，并在《印章啟用、交接登記表》登記后方可啟用。

【備注】：
1、印章需放入保險柜中由兩人保管（一人保管鑰匙，一人保管密碼），用印過程中由此兩人同時在場進(jìn)行用?。?/span>
2、如印章管理員需要用印，則由同部門其他同事提交用印申請；
3、如需申請蓋有印章的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件，需在填寫頁面注明所需XX職場營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件，則無需另外再申請《營業(yè)執(zhí)照流程》。
印章刻制流程

Step1：需求人員通過OA《XZGL008-營業(yè)執(zhí)照流程》提交申請；

Step2：審批完成后營業(yè)執(zhí)照保管人員收到申請后，需求人員在《營業(yè)執(zhí)照使用登記表》上簽字領(lǐng)取營業(yè)執(zhí)照；

Step3：業(yè)務(wù)辦理完成后需求人員歸還營業(yè)執(zhí)照。

【備注】：
1、如需要原件必須由保管人同行，如若保管人因客觀情況不能隨行監(jiān)督使用的，攜照外出人員應(yīng)在行政部填寫《營業(yè)執(zhí)照外帶責(zé)任書》后并同時至少由1名人員陪同外出，使用完畢需帶回；
2、復(fù)印件借出時，營業(yè)執(zhí)照保管人需在復(fù)印件上蓋“再次復(fù)印無效”字樣；
3、電子檔借出時，營業(yè)執(zhí)照保管人需在其上加一水印，字樣為“僅供****使用”。
營業(yè)執(zhí)照管理流程

Step1：需求人員提交OA《XZGL001-出差申請流程》，由領(lǐng)導(dǎo)審批后流轉(zhuǎn)至相關(guān)職場行政部；
注意事項：需確保提交的出差信息正確，需在出發(fā)前三天完成審批，所有酒店、機票的預(yù)訂需經(jīng)行政部統(tǒng)一預(yù)訂，嚴(yán)禁員工在沒有已審批的出差申請的情況下或不根據(jù)已審批的出差申請的要求預(yù)訂酒店、機票、火車票（自購）等

Step2：行政部接收OA流程，根據(jù)信息進(jìn)行酒店、機票預(yù)訂，并制作臨時工牌（機票、酒店預(yù)訂由目的地城市的行政人員預(yù)訂，如目的地城市差旅機制不完善，則由出發(fā)地城市的行政人員負(fù)責(zé)預(yù)訂）；
注意事項：? 如需預(yù)定機票，則通過攜程企業(yè)商旅提交訂票申請（預(yù)定早上9點前，19點后的經(jīng)濟(jì)艙機票），
如需預(yù)定酒店，出差目的地有協(xié)議酒店的，優(yōu)先訂協(xié)議酒店；出差目的地?zé)o協(xié)議酒店/協(xié)議酒店無房間，通過攜程企業(yè)商旅預(yù)訂酒店，如入住條件可以滿足兩人共享一個標(biāo)間的，應(yīng)本著成本節(jié)省的原則入住標(biāo)間

Step3：機票、酒店預(yù)訂完成后，郵件書面回復(fù)預(yù)訂情況。
差旅預(yù)訂流程

Step1：根據(jù)公司差旅制度的要求，需求人需在OA上完成退改簽審批流程；
注意事項：需確保提交的出差改簽信息正確，需在出發(fā)前三天完成審批，所有酒店、機票的預(yù)訂需經(jīng)行政部統(tǒng)一預(yù)訂，嚴(yán)禁員工私自改簽。

Step2：行政部收到退改簽審批流程、操作退改簽，并郵件回復(fù)退改簽情況。
注意事項：原則上退改簽所產(chǎn)生的票面以外的費用，需個人承擔(dān)。
差旅退、改簽流程

Step1：需求人員將整理好的需郵寄（到付）的資料/物品拿到行政部，在《快遞登記表》上進(jìn)行信息登記（需寫明詳細(xì)的收件人姓名、電話、地址以及公司名稱）；

Step2：行政部對需求人員的郵寄（到付）資料進(jìn)行檢查，確保為公司文件/物品；

Step3：行政部根據(jù)需求人員的信息填寫快遞單，行政部聯(lián)系快遞收件員上門取件；

Step4：行政部進(jìn)行臺賬登記；

Step5：行政部每月月底將臺賬匯總歸檔并將電子檔案上傳至公盤。

【備注】：如行政部快遞經(jīng)辦人需要郵寄，則由行政部快遞監(jiān)督人簽字確認(rèn)。
快遞收、發(fā)流程

Step1：每月各部門根據(jù)實際需求申請辦公用品，各部門申領(lǐng)需求經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審批后交由行政部進(jìn)行匯總、評估（本著成本合理節(jié)省的原則對需求進(jìn)行溝通、評估）；

Step2：行政部對倉庫文具、日用品進(jìn)行盤點，匯總采購需求，將采購需求及上月辦公文具、日用品臺賬郵件發(fā)送至領(lǐng)導(dǎo)（Merry）查閱；

Step3：通過OA《CWGL016-新京東采購流程》提交采購申請；

Step4：跟進(jìn)采購進(jìn)度；

Step5：收到物品后進(jìn)行清點，確認(rèn)無誤后入庫，并計入臺賬；
辦公文具、日用品管理流程

Step6：根據(jù)需求領(lǐng)用辦公用品，領(lǐng)用原則如下：
? A類：A類物品為常用耗品，每個月各部門相關(guān)負(fù)責(zé)人提交《文件申請領(lǐng)用表》進(jìn)行申領(lǐng)（該類用品僅職能部門人員與業(yè)務(wù)部組長及以上人員申領(lǐng)，每人每月僅能申請1件/項，新入職員工由HR部門負(fù)責(zé)申請領(lǐng)用（1支筆、1本筆記本/人）；
? B類：B類物品為可回收利用物品，業(yè)務(wù)部門組長及以上人員以及職能部門人員個人實名制從行政部填寫《ABCDE類物品領(lǐng)用登記表》領(lǐng)取，如壞了以舊換新，員工離職時需歸還，如丟失，需賠償金額10元/項從工資中扣除；
? C類：C類物品為會議室、培訓(xùn)室等使用物品，行政部統(tǒng)一做好領(lǐng)用登記配置至相應(yīng)地點；
? D類：D類物品為不常用耗品，業(yè)務(wù)部門組長及以上人員以及職能部門人員如有需求，在行政部登記后領(lǐng)取；
? E類：E類物品為日用耗品，由行政部保管并做好使用登記（有些職場沒有E類物品，則忽略此項）。
辦公文具、日用品管理流程

Step7：行政部登記臺賬；

Step8：行政部每月月底將臺賬匯總歸檔，并將電子檔案上傳至公盤。

【備注】：如辦公文具、日用品管理人員需要領(lǐng)用，需辦公文具、日用品監(jiān)督人員進(jìn)行簽字確認(rèn)。
辦公文具、日用品管理流程

重慶職場：
孫攀 pan.sun@xinmzc.com

武漢職場：
李佳 jia.li@xinmzc.com

長沙職場：
范曙光 shuguang.fan@xinmzc.com

天津職場：
高元新 yuanxin.gao@xinmzc.com
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